14. maj 2019

REFERAT 14.maj 2019

Bestyrelsesmøde i H/F Skrænten tirsdag den 14-maj-2019 i Laden

 

Tilstede: Iben, Karin, Tine, Thomas, Steen og Maria

Referent: Maria

 

Overdragelse af økonomistyring til Kolonihave forbundet

Steen har ikke fulgt op endnu.

Vedrørende overdragelse af økonomistyring til forbundet skal forbundet have mulighed for at tilgå vores konto, men banken mangler at det er klart dokumenteret (i hht vores rådgiver opfattelse) fra generalforsamlingen, at generalforsamlingen har godkendt at opgaven overdrages til kolonihaveforbundet. Steen kontakter banken for en præcis formulering vi kan bruge ved en eventuelt ekstraordinær generalforsamling.

Pr. 1. maj stopper muligheden for at Kolonihaveforbundet står for salg af kolonihaver. Vi er derfor nødt til at finde en anden løsning, eller fortsat stå for salget selv.

 

Vedrørende referat fra generalforsamling.

Referatet hænger i skabet, og Steen sender mailliste til Maria. Iben kontakter Christina for at få hende til at lægge referatet på nettet indtil Maria har fået opgaven overdraget.

Steen printer til omdeling og Tine udbringer.

 

Nyhedsbrev fra Kolonihaveforbundet

Iben modtager nyhedsbrev fra Kolonihaveforbundet – vi sender det ikke videre men lægger det på hjemmesiden samt en vejledning til hvordan man kan se det på Kolonihaveforbundets hjemmeside.

 

Skrænten Gmail ansvar

Én skal have ansvaret for at tjekke Gmail og videresende mails der er røget i spamfilteret. Thomas kigger på det.

 

Betaling af skyldige restancer

Steen mangler at følge op på alle, især skal der følges op på dem, hvor der er en aftale om afbetaling og informere resten af bestyrelsen om status.

 

Bestyrelsesreferater – opbevaring

I hht de nye GDPR regler skal bestyrelsesreferater kan opbevares aflåst da de kan indeholde personfølsomme informationer. Der er pt problemer med at få referaterne opbevaret aflåst, men pt bruges det aflåste rum til at opbevare diverse til fællesarbejdet. Vi ser på at få lavet et skur til materialerne, således at rummet i bestyrelsesrummet kun anvendes til bestyrelsesting og kan holdes aflåst.

Vi undersøger om der er en mulighed for elektronisk lovlig opbevaring.

 

Pengeløst Bestyrelsesrum

Hvad gør vi med de penge der skal returneres feks for depositum efter leje af Laden. Steen undersøger hvad et kort til kontant hævninger koster.

 

Spildevandsudvalg

Anne Mette har meldt sig – uden at vi har et egentligt setup til for hvordan det skal fungere. Bestyrelsen lægger op til at dem der har meldt sig til udvalget (Iben, Steen og Karin fra bestyrelsen samt Caroline (have 8), Birthe (Have 15) og Anne Mette (have 11), mødes og konstituerer sig, finder en tovholder og laver et oplæg til en ekstraordinær generalforsamling.

 

Steen gennemgår oplæg fra Moe vedr. kloakering

 

Storskrald : Steen informerer om at der de tre næste gange afhentes af lastvogn med grab, derefter overgår vi til containere 2-3 stk Vi kan få åbne eller lukkede containere.

Vi ønsker lukkede da de kan aflåses og dermed sikre at der ikke puttes i ukorrekt efter storskraldsvagten.

Ved ikke korrekt sortering vil der efterfølgende blive håndsorteret og det udløser regning på 5-10.000 kr.

 

Næste møde : 13/6 kl. 18 i laden.

H/F SKRÆNTEN


Copyright © All Rights Reserved.